Top 5 kosteneffiziente HR-Strategien – Wirksames Recruiting trotz Budgetkürzungen

Ist es ein Luxus, in Zeiten von Budgetkürzungen weiterhin in qualitatives Recruiting zu investieren? Sollten Unternehmen in wirtschaftlich angespannten Zeiten auf innovative Rekrutierungsstrategien verzichten? Oder gibt es Wege, trotz eingeschränkten Recruiting-Budgets hochwertige Ergebnisse und Talente zu erreichen und zu gewinnen?

Im Folgenden präsentieren wir fünf Methoden, mit denen Sie trotz finanzieller Einschränkungen erfolgreich rekrutieren können.

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Mitarbeiterempfehlungsprogramme

Mitarbeiterempfehlungsprogramme setzen wir ganz oben auf unsere Liste der kostengünstigen und effektiven Recruiting-Lösungen. Denn: Durch die Aktivierung des Netzwerks Ihrer aktuellen Mitarbeitenden steigern Sie nicht nur die Qualität der Bewerbungen, sondern erweitern Ihren Talentpool um völlig neue Ressourcen und beschleunigen nicht selten auch den Rekrutierungsprozess. 

Vorteile von Mitarbeiterempfehlungsprogrammen im Überblick:

• Kosteneffizienz: Im Vergleich zu traditionellen Rekrutierungsmethoden sind Mitarbeiterempfehlungen in jedem Fall günstiger. Ihr Unternehmen spart die Ausgaben für kostspielige Stellenanzeigen und externe Personalvermittlungen.
  
  
• Schnellere Besetzung offener Stellen: Empfehlungen aus dem eigenen Mitarbeiterkreis führen häufig zu einer schnelleren Besetzung von Vakanzen – potenzielle Kandidat:innen werden direkt (und persönlich) angesprochen und sie erhalten einen authentischen Einblick in Ihr Unternehmen aus Arbeitnehmersicht.
  
  
• Höherer "Cultural Fit": Mitarbeitende kennen die Unternehmenskultur und können einschätzen, ob eine empfohlene Person ins Team passt. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit einer langfristigen Zusammenarbeit stark.
  
  
• Erhöhte Mitarbeiterbindung: Empfohlene Mitarbeitende haben oft eine höhere Employee Retention, da sie bereits eine Beziehung zu mindestens einer Person im Unternehmen haben. Die Integration fällt daher leichter, und sie wissen durch persönliche Erfahrungsberichte, was sie erwartet.
  
  

Beleg der erhöhten Employee Retention:

Eine Studie des Ökonoms Prof. Guido Friebel untersuchte die Einführung eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms in einer Lebensmittelkette. Das Ergebnis: Die Personalfluktuation sank um 15 Prozent, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führte. Grund: Mitarbeitende schätzen es, in den Einstellungsprozess neuer Kolleg:innen einbezogen zu werden und fühlen sich dadurch vom Unternehmen geachtet.

Tipps für die Implementierung:

1. Klare Rahmenbedingungen festlegen: Definieren Sie, welche Positionen für Empfehlungen offen sind und welche Prämien bei erfolgreicher Einstellung gezahlt werden.
   
   
2. Transparente Kommunikation: Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig über das Programm und motivieren Sie sie, aktiv teilzunehmen.
   
   
3. Attraktive Anreize bieten: Neben finanziellen Prämien können auch zusätzliche Urlaubstage oder andere Benefits als Anreiz dienen.
   
   
4. Feedback einholen: Sammeln Sie Rückmeldungen von Mitarbeitenden und empfohlenen Kandidat:innen, um das Programm kontinuierlich zu verbessern.
   
   

Die Implementierung eines gut strukturierten Mitarbeiterempfehlungsprogramms erzeugt mehrere Vorteile: Unternehmen sparen erstmal Kosten, verbessern gleichzeitig die Qualität ihrer Neueinstellungen und stärken die Mitarbeiterbindung (was die Recruiting-Kosten erheblich senken kann).

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Recruiting-Kennzahlen analysieren

Bereits im letzten Insight haben wir uns der Frage gewidmet, ob Unternehmen es sich heute überhaupt noch leisten können, nicht datenbasiert zu rekrutieren. Die klare Antwort: Nein. Jedes Unternehmen ist angehalten, seine Recruiting-Prozesse kontinuierlich zu optimieren. Durch die Analyse spezifischer KPIs werden Sie Schwachstellen identifizieren, Ressourcen effizienter einsetzen und auch hier letztlich die Qualität Ihrer Neueinstellungen verbessern. Es gibt eine Vielzahl an Kennzahlen, doch die wichtigsten lassen sich stark eingrenzen.

Wichtige Recruiting-Kennzahlen:

1. Time-to-Fill/Time-to-Hire: Diese Kennzahl misst die Zeitspanne vom Eingang einer Bewerbung bis zur Vertragsunterzeichnung. Eine kurze Time-to-Hire signalisiert einen effizienten Prozess und erhöht die Chance, Top-Talente für sich zu gewinnen.
    
2. Cost-per-Hire: Hierbei werden die gesamten internen und externen Kosten für eine Einstellung erfasst, geteilt durch die Anzahl der Neueinstellungen. Diese Kennzahl hilft dabei, kostspielige Prozessschritte zu identifizieren und Einsparpotenziale aufzudecken.
   
   
3. Quality of Hire: Diese Kennzahl bewertet die Qualität der eingestellten Mitarbeitenden anhand von Leistung, Mitarbeiterbindung und Zufriedenheit. Sie gibt Aufschluss darüber, wie erfolgreich der Recruiting-Prozess langfristig ist.
   
   
4. Sourcing Channel Effectiveness: Durch die Analyse über welche Kanäle die erfolgreichsten Bewerbungen eingehen, können Sie Ihr Budget gezielt auf die effektivsten Recruiting-Kanäle fokussieren.
   
   
5. Offer Acceptance Rate: Diese Kennzahl gibt an, wie sehr ein Stellenangebot von Kandidat:innen angenommen wird. Eine hohe Akzeptanzrate deutet darauf hin, dass die Stellenanzeige attraktiv und der Rekrutierungsprozess effektiv ist. Ein Wert von über 80 % gilt als erstrebenswert.
   
   
6. Candidate Experience Score: Dieser Wert misst die Zufriedenheit der Bewerbenden mit dem Rekrutierungsprozess, also wie gut die Candidate Experience ist. Ein positiver Wert stärkt die Arbeitgebermarke und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Kandidat:innen das Unternehmen weiterempfehlen.

Noch ein Tipp zu den KPIs – generell sollten sie relevant für ihre Unternehmensziele sein, sowie erfassbar (lückenlos und idealerweise automatisiert) und benchmarking-fähig (gibt es Vergleichswerte aus der Branche?).

Praxisbeispiel:

Ein mittelständisches Unternehmen stellt fest, dass die Time-to-Fill für technische Positionen über dem Branchendurchschnitt (Benchmarking) lag. Durch die Einführung eines strukturierten Interviewprozesses und den Einsatz einer Bewerbermanagement-Software konnte die Time-to-Fill um 30 % reduziert werden, was zu einer schnelleren Besetzung kritischer Positionen führte.

Tipps für die Implementierung:

• Regelmäßige Datenerfassung: Nutzen Sie einheitliche Systeme zur Erfassung relevanter Daten entlang des gesamten Recruiting-Prozesses.
  
  
• Kontinuierliche Analyse: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre KPIs, um Trends oder Schwachstellen zu erkennen und frühzeitig auf Veränderungen reagieren zu können.
  
  
• Maßnahmen ableiten: Basierend auf den Analyseergebnissen sollten gezielte Optimierungsmaßnahmen ergriffen und deren Wirksamkeit überwacht werden.

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Employee Retention stärken

Eine hohe Mitarbeiterbindung ist in vielerlei Hinsicht wertvoll – es reduziert teure Fluktuationskosten, fördert ein stabiles und produktives Arbeitsumfeld und damit die Unternehmensmarke. Employer Branding ist ein sehr starker Aspekt – also – die Art und Weise, wie sich ein Unternehmen als attraktiven Arbeitsplatz positioniert. Unsere Erfahrung deckt sich mit aktuellen Studien – Employer Branding belegt mit dem Gehalt und dem Wunsch nach Flexibilität die obersten Plätze der Wunschliste von Arbeitnehmenden. 

Das Schöne ist – Sie müssen Ihre Angestellten nicht gleich mit teuren Benefits à la Google oder Facebook verhätscheln. Schon mit geringen Mitteln wie einer Feedback-Kultur oder wie miteinander umgegangen wird (positives Arbeitsumfeld) können Organisationen viel erreichen.

Kostenbewusste Strategien zur Verbesserung der Mitarbeiterbindung:

1. Feedback-Kultur einrichten: Eine offene und konstruktive Feedback-Kultur ermöglicht es Mitarbeitenden, ihr volles Potenzial auszuschöpfen und kontinuierlich zu wachsen. Regelmäßiges Feedback fördert nicht nur individuelle Entwicklung, sondern stärkt auch das Vertrauen in die Führungsebene. Zudem fühlen sich Mitarbeitende wertgeschätzt und ernst genommen, was ihre Bindung an das Unternehmen erhöht. Und gleichzeitig schafft es auch ein positiveres Arbeitsumfeld.
   
   
2. Positives Arbeitsumfeld schaffen: Neben der Feedback-Kultur ist ein unterstützendes und wertschätzendes Arbeitsumfeld kritisch für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Stichwort "mentale Gesundheit” – aktuell haben wir als Gesellschaft mehr denn je zuvor damit zu kämpfen. Zum positiven Arbeitsplatz gehören transparente Kommunikation, Anerkennung von Leistungen und die Förderung eines respektvollen Miteinanders. Solch ein Umfeld steigert das mentale und physische Wohlbefinden, sowie auch die Motivation und Loyalität der Belegschaft.
   
   
3. Flexibilität für Mitarbeitende ermöglichen: Die Möglichkeit, flexibel zu arbeiten, sei es durch Homeoffice, Gleitzeit oder Teilzeitmodelle, ist oftmals der Schlüssel zur Work-Life-Balance bei. Flexibilität zeigt Wertschätzung für die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden, steigert ihre Zufriedenheit und somit ihre Bindung zum Unternehmen.

Praxisbeispiel:

Ein mittelländisches IT-Unternehmen führt regelmäßige Feedback-Runden und flexible Arbeitszeiten ein. Innerhalb eines Jahres stieg die Mitarbeiterzufriedenheit um %, und die Fluktuationsrate sank erheblich.

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Durch die Implementierung dieser Strategien können Unternehmen ihre Employee Retention nachhaltig stärken und gleichzeitig ihr Employer Branding verbessern. Diese beiden Faktoren führen nicht nur zu einer Reduzierung der Rekrutierungskosten, sondern sind die wertvollsten Indikatoren für Produktivität, Resilienz und auch Innovationsfähigkeit.

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Hochoptimierte Stellenanzeigen

Wir sehen es jeden Tag. Unternehmen geben viel für das Recruiting aus – doch vernachlässigen gerne eine der einfachsten Stellschrauben für die Performance: ihre Stellenanzeigen. Und die sind häufig der 1. Kontaktpunkt zu neuen Bewerber:innen. Die richtigen Talente fühlen sich schlicht nicht von Stellenanzeigen angesprochen. Oder ausgeschlossen (Stichwort Inclusive Recruiting). Ein moderner und effektiver Ansatz sind kompetenzbasierte Stellenanzeigen, bei denen der Fokus auf den tatsächlichen Fähigkeiten und Kompetenzen der Bewerbenden liegt, anstatt auf formalen Abschlüssen oder starren Qualifikationsanforderungen. 

Vorteile kompetenzbasierter Stellenanzeigen:

• Erweiterung des Talentpools: Durch den Verzicht auf unnötige formale Anforderung werden auch Kandidat:innen mit unkonventionellen Karrierewegen angesprochen, die dennoch über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen.
  
  
• Förderung von Diversität: Eine Fokussierung auf Kompetenzen ermöglicht es, vielfältige Bewerbergruppen zu erreichen und somit die Diversität im Unternehmen zu steigern. Denn die zahlreichen Vorteile einer diversen Belegschaft sind ebenfalls belegt.
  
  

Best Practices für kompetenzbasierte und inklusive Stellenanzeigen

Klarheit über erforderliche Kompetenzen:

• Definieren Sie die wesentlichen Fähigkeiten und Soft Skills, die für die Position entscheidend sind. Unterscheiden Sie zwischen Must-Have und Nice-to-have Skills.
• Nutzen Sie gängige Terminologie und Jobbeschreibungen, um von Suchbegriffen und Suchmaschinen erfasst zu werden

Priorisierung von Verantwortlichkeiten vor Anforderungen:

• Stellen Sie die Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten der Position in den Vordergrund.
• Reduzieren Sie die Liste der Anforderungen auf das Wesentliche, um potenzielle Bewerber:innen nicht abzuschrecken. Aus unserer Erfahrung sollten es maximal 8 bis 10 Kompetenzen pro Stelle sein.

Darstellung der Unternehmenskultur:

• Beschreiben Sie die Kultur und Werte Ihres Unternehmens Kandidat:innen einen Einblick zu geben und diejenigen anzusprechen, die sich damit identifizieren.
• Zeigen das Arbeitsumfeld und lassen Sie Teammitglieder zu Wort kommen

Verwendung inklusiver und persönlicher Sprache:

• Achten Sie darauf, geschlechtsneutrale und inklusive Formulierungen zu verwenden, um eine breite und diverse Talentbasis anzusprechen.
• Vermeiden Sie floskelhafte Aussagen oder passive Sprache, die Sie unattraktiv macht 

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Durch die Optimierung Ihrer Stellenanzeigen hin zu einem inklusiven und kompetenzbasierten Ansatz steigt die Qualität der eingehenden Bewerbungen und erhöht das Spektrum an verfügbaren Talenten.

Unsere Kolleg:innen von Paltron und alphacoders liefern weitere wertvolle Einsichten:
Skills Based Hiring: Wie Sie kompetenzbasierte Stellenanzeigen formulieren
Inklusion im Recruiting: Barrierefreiheit als Wettbewerbsvorteil

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Data-Driven Recruiting und Einsatz von HR-Software

Über das Data-Driven Recruiting berichteten wir im letzten Insight. Kurze Wiederholung: Data-Driven Recruiting umfasst die Messung, Analyse und Auswertung des gesamten Recruiting-Prozesses anhand von Daten.

Ein datengetriebener Ansatz ermöglicht es Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen und den Rekrutierungsprozess kostengünstiger zu gestalten. Und das geschieht über den Einsatz von entsprechender HR-Software.

Vorteile des Data-Driven Recruitings:

• Effizienzsteigerung: Durch die Analyse relevanter Daten können Engpässe im Rekrutierungsprozess identifiziert und beseitigt werden, was zu einer schnelleren Besetzung offener Stellen führt. Gleichzeitig können ineffiziente oder teure Prozesse aufgedeckt werden.
  
  
• Kostensenkung: Gezielte Datenanalysen helfen dabei, die effektivsten Rekrutierungskanäle zu identifizieren und somit das Budget optimal einzusetzen (KPI: Sourcing Channel Effectiveness).
  
  
• Objektivität in der Entscheidungsfindung: Objektive Daten unterstützen in der Auswahl der geeigneten Kandidat:innen und reduzieren subjektive Einflüsse.
  
  

Data-Driven Recruiting HR-Software

Die gängigsten Systeme im Bereich HR-Software fallen in 5 Bereiche:

1. Applicant Tracking Systeme (ATS): Durch die Automatisierung der Bewerberverwaltung reduzieren ATS den manuellen Aufwand erheblich, was zu einer schnelleren Besetzung offener Stellen und somit zu geringeren Kosten führt. 

2. Recruitment Marketing Software: Diese Tools optimieren die Ansprache potenzieller Kandidat:innen, indem sie zielgerichtete Kampagnen ermöglichen und so die Effizienz der Rekrutierungsmaßnahmen steigern, was wiederum die Ausgaben für externe Dienstleister reduziert.
   
   
3. Analytik-Tools: Durch die Analyse von Rekrutierungsdaten identifizieren diese Tools die effektivsten Kanäle, Strategien und Maßnahmen, wodurch das Budget gezielt eingesetzt und Streuverluste minimiert werden können.
   
   
4. KI-basierte Matching-Tools: Künstliche Intelligenz unterstützt bei der Vorauswahl geeigneter Kandidat:innen, was den Auswahlprozess beschleunigt und die Kosten für langwierige Interviewphasen senkt.
   
   
5. Onboarding-Tools mit Datenanalyse: Effiziente Onboarding-Software verkürzt die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeitender, reduziert damit verbundenen Schulungsaufwand/Einarbeitung und lässt Neuankömmlinge schneller produktiv werden.
   
   

Durch die Implementierung von HR-Software-Lösungen lassen sich signifikante Kosteneinsparungen realisieren und die initialen Kosten für solche Systeme sind schnell amortisiert. Mehr Details darüber lesen Sie hier: Data-Driven Recruiting – Die Schlüsselstrategie zur Kostensenkung im Personalwesen

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Die Frage, ob qualitatives Recruiting in wirtschaftlich schwierigen Zeiten ein Luxus ist, lässt sich klar verneinen. Mit den hier vorgestellten kosteneffizienten HR-Strategien haben Sie als Unternehmen Ihre Ausgaben im Überblick und stellen gleichzeitig sicher, dass Sie weiterhin passende Talente an Bord holen. Und wie sich zeigt, sind es manchmal recht einfach umzusetzende Methoden, um hier wirksam zu agieren.